❓ Întrebări frecvente

Q Ce este SMO — Sistem Management Oferte? general

A

SMO este o platformă web completă pentru gestionarea procesului comercial B2B: de la prima cerere a clientului, prin ofertare și comenzi la furnizori, până la documente financiare și urmărirea plăților. Este construită special pentru IMM-uri din România care fac oferte și gestionează proiecte.

Q Cum creez un cont nou? cont

A

Accesezi pagina de înregistrare, introduci datele firmei (nume, CUI, email, parolă) și contul se activează instant pe planul Starter. Nu este nevoie de card bancar sau aprobare manuală.

Q Ce este o "solicitare" în SMO? ofertare

A

O solicitare reprezintă o cerere de ofertă primită de la un client. Fiecare solicitare are un flux de status (Neanalizată → Analizată → În lucru → Ofertă transmisă → Acceptată → etc.), un responsabil, dosar propriu de fișiere și toate documentele asociate.

Q Ce protocoale de email sunt suportate? corespondenta

A

SMO suportă IMAP pentru recepție și SMTP pentru trimitere. Funcționează cu Gmail, Yahoo, Outlook/Exchange și orice provider IMAP standard. Există preset-uri preconfigurate pentru Gmail și Yahoo pentru setare rapidă.

Q Ce tipuri de documente financiare pot gestiona? documente

A

SMO gestionează: facturi proformă, facturi finale, chitanțe, avize de expediție și alte tipuri configurabile. Fiecare document are număr, dată emitere, dată scadentă, sumă cu TVA, status plată și poate fi convertit automat (ex: proformă → factură finală).

Q Cum adaug furnizori în sistem? furnizori

A

Din meniul Furnizori, adaugi datele de bază: denumire, CUI, adresă, persoană de contact, email. CUI-ul se verifică automat la ANAF. Furnizorii se pot folosi apoi la orice solicitare pentru adăugarea rapidă a ofertelor.

Q Cum configurez template-ul Excel pentru devize? configurare

A

Din Configurare → Template Excel, încarci fișierul XLSX al firmei și definești maparea câmpurilor (ce celulă conține ce dată: client, adresă, produse etc.). La generare, SMO completează automat template-ul cu datele din solicitare.

Q Ce este agentul local SMO? agent

A

Agentul local este o aplicație Java ușoară care rulează în fundal pe calculatorul sau serverul firmei. Permite operații care necesită acces la fișierele locale: generare Excel/PDF, deschidere dosare, sincronizare fișiere. Serverul SMO nu accesează niciodată direct fișierele tale.

Q Pentru ce tipuri de firme este potrivit SMO? general

A

SMO este potrivit pentru orice firmă care primește cereri de la clienți, face oferte de preț, plasează comenzi la furnizori și emite documente financiare. Exemple: instalații termice/sanitare/electrice, HVAC, construcții, furnizori de echipamente, servicii tehnice, mentenanță industrială.

Q Câți utilizatori pot adăuga în cont? cont

A

Depinde de plan. Starter permite un număr limitat de utilizatori, Professional și Enterprise măresc sau elimină această limită. Fiecare utilizator primește un rol: Admin, Operator sau Vizualizator.

Q Cum creez o solicitare nouă? ofertare

A

Din meniul principal alegi "Solicitare nouă". Introduci datele clientului (CUI-ul se verifică automat la ANAF și completează firma, adresa, CAEN), subiectul solicitării și atribui un responsabil. Sistemul creează automat dosarul de lucru.

Q Cum leg un email de o solicitare? corespondenta

A

Din pagina solicitării, secțiunea Corespondență, deschizi Mail Center-ul integrat, selectezi emailul sau lanțul de conversație și îl asociezi. Alternativ, din inbox poți captura direct emailul și crea sau lega o solicitare.

Q Cum urmăresc plățile parțiale? documente

A

La adăugarea unui document poți selecta "plată parțială" și introduci suma deja plătită. Bara de progres de pe pagina solicitării arată cât din valoarea totală a fost facturat și cât achitat, cu calculul restului.

Q Pot compara ofertele mai multor furnizori pentru aceeași solicitare? furnizori

A

Da. Secțiunea "Oferte furnizori" de pe pagina solicitării afișează toate ofertele primite cu valoare, TVA, disponibilitate și recenzie. Analiza de marjă comercială calculează automat diferența față de oferta finală propusă clientului.

Q Cum activez procesarea AI? configurare

A

Din Configurare → AI, introduci cheia API de la furnizorul tău AI (OpenAI, Anthropic, Groq etc.) și selectezi modelul dorit. Sistemul folosește AI-ul la procesarea presolicitărilor pentru extragerea automată a datelor.

Q Cum instalez agentul local? agent

A

Din aplicație, secțiunea Configurare → Agent, descarci fișierul JAR. Îl rulezi pe calculatorul pe care vrei să fie activ, introduci token-ul de înregistrare din aplicație și agentul se conectează automat.

Q Ce este o "presolicitare"? ofertare

A

O presolicitare este o cerere inițială primită prin email, formular web sau adăugată manual, care nu a fost încă procesată formal. O analizezi, completezi datele lipsă și o convertești într-o solicitare oficială cu un singur click.

Q Este SMO un ERP? general

A

Nu în sensul clasic. SMO este o platformă operațională concentrată pe fluxul de ofertare și comenzi — mai simplă și mai accesibilă decât un ERP complet. Se conectează cu programele de facturare pe care le folosești deja (Smart Bill, FGO, OBIo) în loc să le înlocuiască.

Q Ce poate face fiecare rol de utilizator? cont

A

Admin: acces complet, gestionare utilizatori, configurare sistem. Operator: poate crea, edita și procesa solicitări. Vizualizator: poate vedea datele dar nu le poate modifica. Rolurile sunt configurabile din panoul de administrare al contului.

Q Cum funcționează devizele Excel? ofertare

A

SMO include un sistem de template-uri Excel configurabile. Template-ul se editează direct în browser prin OnlyOffice (fără instalare locală). La generare, datele din solicitare (client, produse, prețuri) se completează automat pe baza unui mapping definit în configurare.

Q Pot răspunde la emailuri direct din SMO? corespondenta

A

Da. Din pagina solicitării sau din interfața de corespondență poți compune și trimite răspunsuri la emailurile asociate, fără să deschizi un client separat. Istoricul conversației rămâne legat de solicitare.

Q Pot atașa PDF-ul facturii la documentul din sistem? documente

A

Da. La adăugarea sau editarea unui document poți încărca fișierul PDF. Acesta se asociază documentului și se stochează în dosarul solicitării, accesibil pentru vizualizat sau descărcat oricând.

Q Ce este catalogul de produse? furnizori

A

Catalogul de produse este o bază de date proprie cu articolele pe care le gestionezi frecvent: cod produs, descriere, preț de referință, unitate de măsură, furnizori asociați. Se poate importa din Excel și exporta oricând.

Q Pot personaliza statusurile fluxului de lucru? configurare

A

Fluxul de status este predefinit cu 25+ etape acoperind tot ciclul de viață al unei oferte B2B. Culorile și etichetele sunt configurabile din Administrator → Configurare sistem.

Q Pot lucra de acasă sau din deplasare cu agentul? agent

A

Da. Agentul local suportă modul Remote — permite accesul de la distanță la dosarele de pe stația de lucru din birou, prin conexiune securizată. Funcțiile care necesită acces local sunt disponibile și remote dacă agentul este activ.

Q Cât costă SMO? general

A

Planul Starter este gratuit permanent. Planurile Professional și Enterprise se activează la cerere și au prețuri pe bază de abonament lunar. Vezi pagina Prețuri pentru detalii complete.

Q Cum upgradez planul? cont

A

Din contul tău, accesezi secțiunea Prețuri și soliciți upgrade-ul dorit. Echipa SMO activează noul plan în cel mai scurt timp posibil, de obicei în aceeași zi lucrătoare.

Q Pot gestiona mai multe oferte pentru aceeași solicitare? ofertare

A

Da. O solicitare poate avea mai multe versiuni de ofertă furnizor, fiecare cu valoare, TVA, dată de expirare și disponibilitate. Sistemul calculează automat marja comercială față de valoarea ofertei finale.

Q Se sincronizează emailurile automat? corespondenta

A

Da. SMO rulează un ciclu de sincronizare automat în fundal la intervale configurabile. Emailurile noi apar în aplicație fără să fie nevoie de refresh manual.

Q Ce se întâmplă când convertesc o proformă în factură? documente

A

Conversia creează automat o factură finală nouă cu datele din proformă (număr, sumă, client). Proforma este marcată ca "Convertită" și rămâne în istoric. Ambele documente sunt vizibile în secțiunea Facturare.

Q Cum plasez o comandă la furnizor? furnizori

A

Din pagina solicitării, secțiunea Comenzi furnizori, adaugi comanda: alegi furnizorul, poți importa datele din oferta lui existentă, setezi data comenzii și livrarea estimată. Statusul comenzii (Plasată, Confirmată, Livrată) se actualizează pe măsură ce progresează.

Q Cum configurez moneda implicită și TVA-ul? configurare

A

Din Configurare → Sistem, setezi moneda implicită (RON, EUR, USD) și procentul TVA implicit. Acestea se precompletează la crearea ofertelor și documentelor, putând fi modificate per solicitare.

Q Ce se întâmplă dacă agentul nu este conectat? agent

A

SMO funcționează complet fără agent pentru toate operațiile web: gestionare solicitări, corespondență, documente, comenzi. Funcțiile care necesită agent (deschidere fișiere locale, generare Excel prin COM, trimitere Outlook) sunt dezactivate automat cu un mesaj clar când agentul nu este disponibil.

Q Datele firmei mele sunt în siguranță? general

A

Arhitectura SMO este multi-tenant: datele fiecărei firme sunt izolate fizic în foldere separate. Accesul este controlat prin sesiune autentificată cu token, CSRF protection și roluri stricte. Fișierele pot fi stocate local pe serverul firmei, nu neapărat în cloud terț.

Q Pot reseta parola dacă am uitat-o? cont

A

Da. Pe pagina de login există opțiunea "Ai uitat parola?". Introduci adresa de email și primești un link de resetare. Dacă nu primești emailul, verifică folderul Spam sau contactează suportul.

Q Cum urmăresc statusul unei oferte? ofertare

A

Fiecare solicitare are un status vizibil în registru. Poți vedea dintr-o privire câte sunt în lucru, câte au ofertă transmisă, câte au fost acceptate sau pierdute. Există filtre rapide și căutare după client, responsabil sau perioadă.

Q Atașamentele din emailuri se salvează automat? corespondenta

A

Da, dacă agentul local este conectat. Atașamentele PDF și documentele din emailurile asociate unei solicitări se salvează automat în subfolderul corespunzător al dosarului de lucru (ex: oferte_furnizori, plati).

Q Se integrează SMO cu Smart Bill, FGO sau OBIo? documente

A

Da, integrarea cu programele de facturare (Smart Bill, FGO, OBIo și altele) este disponibilă. Documentele emise în SMO pot fi trimise direct în programul de contabilitate, eliminând reintroducerea manuală a datelor. Contactează echipa SMO pentru detalii despre activarea integrării dorite.

Q Pot urmări livrările comenzilor? furnizori

A

Da. Secțiunea AWB Tracking permite adăugarea numărului de urmărire de la orice curier. Statusul coletului este vizibil direct din dosarul solicitării.

Q Pot configura un formular de contact embeddable pe site-ul meu? configurare

A

Da. Din Configurare → Widget, obții un snippet de cod JavaScript pe care îl inserezi pe site-ul tău. Cererile completate de clienți ajung automat în SMO ca presolicitări, gata de analizat.

Q Fișierele mele sunt stocate în cloud? agent

A

Nu în mod implicit. Fișierele, dosarele și documentele stau pe calculatorul sau serverul propriu al firmei. SMO folosește o arhitectură hibridă: baza de date și metadatele sunt pe serverul SMO, iar fișierele fizice rămân la tine, accesate prin agentul local.

Q Pot folosi SMO de pe telefon sau tabletă? general

A

Da. Interfața este responsivă (mobile-first). Poți accesa și opera registrul de solicitări, citești corespondența și schimbi statusuri de pe orice dispozitiv cu browser. Funcțiile care necesită agent local (generare Excel, deschidere fișiere) sunt disponibile doar de pe stația de lucru cu agentul instalat.

Q Pot exporta toate datele firmei mele? cont

A

Da. Din panoul de diagnostic poți face backup complet al bazei de date SQLite, iar din registrul de solicitări poți exporta CSV sau Excel (disponibil pe planurile Professional și Enterprise).

Q Pot seta valabilitatea ofertei și sistemul mă avertizează la expirare? ofertare

A

Da. La fiecare ofertă setezi numărul de zile de valabilitate. Sistemul calculează data expirării și afișează badge-uri de atenționare (galben la aproape de expirare, roșu la expirat) direct în registru și pe pagina solicitării.